PROTECCION DE DATOS

No olvide que en virtud del principio de responsabilidad proactiva, consagrado como fundamental en el Reglamento (UE) 2016/679 de 27 de abril (RGPD), deberá tener una actitud consciente, diligente y proactiva para cumplir con la norma, por lo que deberá utilizar de manera adecuada la documentación que le hemos redactado atendiendo a las indicaciones que le realizamos en la presente comunicación o la que puedan darle desde nuestros departamento técnico-juridico en las explicaciones del contenido de la citada documentación.

La documentación que le hemos redactado deberá estar continuamente actualizada, de ahí que deberá comunicarnos cualquier modificación que se produzca respecto a la situación actual, y sobre la que hemos redactado la misma.

 

1) CONTRATOS DE ENCARGADOS DE TRATAMIENTO.

Deberá formalizar los contratos con todos y cada uno de sus prestadores de servicios que accedan a datos de los que usted es responsable, tales como asesorías, empresas de videovigilancia, informáticas, destrucción confidencial de documentación, …

Estos contratos los podrá encontrar en la carpeta denominada “Contrato de confidencialidad”.

2) COMPROMISO DE CONFIDENCIALIDAD DE LOS TRABAJADORES.

Deberá entregar a sus trabajadores este documento para su firma, pues en él se indica cómo deben tratar los datos en su actividad profesional.

Este compromiso lo podrá encontrar en la carpeta denominada “Compromiso de confidencialidad”.

3) CLAUSULAS INFORMATIVAS Y RESTO DOCUMENTACION

3.1) CLAUSULAS INFORMATIVAS.

Estas cláusulas deberán insertarla en los términos que a continuación le detallamos:

 

-LOGO INFORMATIVO DE VIDEOVIGILANCIA.

Este logo deberá colocarlo en lugar visible en todos y cada uno de los lugares de acceso a la zona videovigilada.

 

-CLAUSULA INFORMATIVA SOBRE VIDEOVIGILANCIA.

Deberá tener a disposición de toda persona que le solicite información sobre las cámaras.

 

-CLAUSULA DE CONFIDENCIALIDAD PARA CORREOS ELECTRÓNICOS:

Esta cláusula deberá insertarla en los pies de firma de todas las cuentas de correo electrónico que usted utilice para comunicarse con sus clientes, proveedores.

 

-CLAUSULA INFORMATIVA EN LA RECOGIDA DE CURRICULUMS.

Esta cláusula deberá hacer firmar a los candidatos que entreguen físicamente sus curriculums en sus instalaciones, así como enviar a los que le hagan llegar los mismos por vía electrónica.

 

-CLAUSULA INFORMATIVA PARA CLIENTES.

Si dispone de contrato de prestación de servicios o de formularios deberá insertarla en los mismos. En caso contrario, deberá colocarla en lugar visible de su establecimiento.

-CLAUSULA INFORMATIVA PARA PRESUPUESTOS.

Esta cláusula se utilizará para insertar en los presupuestos que se presenten a potenciales clientes,

 

-CLAUSULA GENERAL INFORMATIVA.

Esta cláusula deberá ponerla en lugar visible de su establecimiento, con la finalidad de informar de manera genérica sobre cuál es la política de privacidad de la empresa

3.2) RESTO DOCUMENTACION:

– MODELOS DE EJERCICIO DE DERECHOS.

Deberán ponerlos a disposición de aquellos interesados que lo ejerciten. Por regla general, tiene el plazo de un mes para atender el ejercicio de los derechos.

 

– MANUAL DE PROTECCION DE DATOS.

En él se contienen los registros de actividades de tratamiento, que deberá mantener actualizado y a disposición de la Agencia Española de Protección de Datos en caso de requerimiento.

 

-MEDIDAS DE SEGURIDAD EN EL TRATAMIENTO DE DATOS. En él se describen las principales medidas de seguridad a implantar o adoptar por su empresa para proteger los datos que en ella se tratan.

 

– REGISTRO DE INCIDENCIAS Y SOPORTES.

Deberá tenerlo debidamente cumplimentado y actualizado.

No obstante lo expuesto, quedamos a su disposición para cualquier aclaración al respecto, recordándole que durante la vigencia del servicio podrá realizar a nuestro departamento técnico-jurídico cuantas consultas tenga en la materia, así como debe tener en cuenta las siguientes consideraciones si hubiera alguna modificaciones consistentes en:

1) Incorporación de nuevos empleados, voluntarios, becarios, alumnos en prácticas.

2) Cambio en la identidad de su prestador de servicios con acceso a datos, como asesorías, empresas de videovigilancia, empresas de destrucción confidencial de documentación, ….

3) Pérdida de información por cualquier causa.

4) Si pretende realizar campañas publicitarias entre sus clientes.

5) Cesión de datos a terceros.

6) Ciberataques, violaciones o brechas de las medidas de seguridad.